Como importar produtos a partir de um XLS ou CSV

Podes importar produtos ou serviços, sendo possível selecionar diferentes colunas com os dados pretendidos.

No Moloni ON podes importar produtos e serviços a partir de um ficheiro XLS ou CSV, escolhendo que coluna do ficheiro corresponde a cada dado do produto. É a forma mais rápida de trazeres o teu catálogo inteiro para a conta, sem o criares produto a produto.

Prepara o ficheiro com uma linha de cabeçalho e uma linha por produto. Se deres às colunas o mesmo nome que os campos do Moloni ON - Referência, Nome, Categoria ou Preço - o Moloni ON sugere o tipo de algumas delas e ficas só com as restantes para confirmar.

Que colunas posso importar?

Produto

  • Referência*
  • Nome*
  • Resumo
  • Categoria*
  • Tipo (produto ou serviço)*
  • Unidade de medida*
  • Preço*
  • Preço com impostos*
  • Justificação de isenção
  • Valor dos impostos
  • Tem stock (0 ou 1) - 1 sim, 0 não
  • Stock
  • Stock mín.
  • Código do tipo de produto AT*
  • Nome do tipo de produto AT*

Imposto

  • Imposto - nome*
  • Imposto - valor*
  • Imposto - justificação de isenção

Armazém

  • Armazém - código
  • Armazém - nome
  • Armazém - stock
  • Armazém - stock mín.

Fornecedor

  • Fornecedor - código
  • Fornecedor - NIF
  • Fornecedor - nome
  • Fornecedor - preço de custo
  • Fornecedor - referência

Tabela de preços

  • Tabela de preços - nome
  • Tabela de preços - valor

Identificador

  • CODE93, EAN13, EAN8, ISBN, ISSN, PDF417, QRCODE, UPCA e UPCE

Variante

  • Nome, preço, preço com impostos, referência, resumo, stock e stock mín.
  • Armazém e stock correspondente, identificadores e tabelas de preços
  • As variantes devem ser criadas previamente, para poderem ser importadas

Os campos marcados com * são obrigatórios.

Nota importante:

  • Imposto - nome: se o imposto já existe no Moloni ON, escreve na coluna exatamente o mesmo nome (ex.: IVA 6%) para não criares um imposto duplicado. Com um nome novo, o Moloni ON cria um imposto novo que tens de aceitar antes de conseguires tornar os produtos visíveis.

  • Tipo de produto AT: o campo Tipo de produto (inventário stocks AT) é obrigatório. Junta ao ficheiro a coluna Nome do tipo de produto AT (ex.: Mercadorias) ou Código do tipo de produto AT - sem ela, os produtos entram na conta mas ficam por completar.

  • Armazém: a importação é guiada pelo código do armazém que pode já estar criado no Moloni ON. Na ausência do código, guia-se pelo nome do armazém.


Segue os passos:

1. Na Área de Cliente, no menu lateral esquerdo, acede a Ferramentas, clica em Importações e escolhe XLS/CSV.

Menu lateral do Moloni ON aberto em Ferramentas, com Importações expandido e a opção XLS/CSV destacada.

2. Arrasta o ficheiro para a área de carregamento, no centro da página, ou clica nessa área para o escolheres no computador.

Ecrã Importar XLS/CSV com a área de arrastar e soltar ficheiros destacada.

3. O Moloni ON avisa-te quando o ficheiro fica Pronto. Clica no menu de três pontos da linha do ficheiro e seleciona Folhas.

Lista de ficheiros importados com o menu de três pontos aberto e a opção Folhas destacada.

4. Começa a organizar: no Tipo de importação seleciona Produtos.

Lista do campo Tipo de importação aberta, com a opção Produtos destacada.

5. Na Linha de cabeçalho indica a linha que tem os nomes das colunas e clica no botão Aplicar.

Campo Linha de cabeçalho preenchido com 1 e destacado, ao lado do botão Aplicar.

6. Caso pretendas atualizar a informação existente, ativa a opção Atualizar em caso de conflito.

Opção Atualizar em caso de conflito ativada e destacada no topo do ecrã de organização das colunas.

7. Em cada coluna, no campo Tipo, seleciona a opção pretendida. O Moloni ON sugere um tipo para algumas colunas a partir do cabeçalho do ficheiro, por isso percorre todas as colunas e confirma o que está escolhido.

Cartão da Coluna #0 com o campo Tipo destacado, preenchido com Referência.

8. A lista mostra todos os dados que podes importar para um produto - da Referência e do Preço ao Armazém, ao Fornecedor ou às Variantes.

Lista aberta com todos os tipos de coluna disponíveis para a importação de produtos.

9. Podes adicionar colunas novas, clicando no botão Criar coluna.

Botão Criar coluna destacado no canto superior direito do ecrã de organização das colunas.

10. No campo Valor fixo insere o valor que queres aplicar a todas as linhas, escolhe o Tipo e clica no botão Criar.

Janela Criar coluna preenchida com um valor fixo e o tipo Armazém - Nome, com o botão Criar destacado.

11. Podes ainda eliminar as colunas que não pretendes importar, no ícone de fechar do cartão da coluna.

Cartão de uma coluna adicionada com o ícone de eliminar a coluna destacado.

12. Com a informação organizada, clica no botão Iniciar importação para que os produtos sejam importados.

Botão Iniciar importação destacado no canto superior direito do ecrã de organização das colunas.

13. Quando a importação termina, clica no botão Ver importados.

Janela Importação completa com o botão Ver importados destacado.

14. Caso a importação apresente erros e/ou alertas, clica no botão Descarregar lista para os consultares. O ficheiro traz as linhas que ficaram de fora e o motivo de cada uma.

Janela Importação completa com alertas e o botão Descarregar lista destacado.

15. A lista Produtos - Importados mostra tudo o que entrou nesta e nas importações anteriores.

Listagem Produtos - Importados com os produtos do ficheiro de exemplo.

16. Seleciona os produtos importados e clica em Edição em massa. Esta funcionalidade permite atualizar vários dados em simultâneo.

Listagem de produtos importados com quatro linhas selecionadas e o botão Edição em massa destacado.

17. Ativa a caixa de verificação da opção Visível.

Ecrã de edição em massa de produtos com a caixa de verificação da opção Visível destacada.

18. Ativa a opção Visível para que os produtos apareçam na listagem.

Ecrã de edição em massa de produtos com o interruptor da opção Visível ativado e destacado.

19. Para atualizares outros dados em simultâneo (ex.: Categoria), ativa as respetivas caixas de verificação à esquerda de cada campo e preenche com a informação pretendida.

Ecrã de edição em massa de produtos com a caixa de verificação do campo Categoria destacada.

20. Confirma e clica em Guardar.

Ecrã de edição em massa de produtos com o botão Guardar destacado.

21. O Moloni ON mostra-te os campos que vão ser alterados e em quantos produtos. Clica no botão Aplicar.

Janela de confirmação da edição em massa com o botão Aplicar destacado.

22. No fim do processamento, clica no botão Finalizar.

Janela da edição em massa concluída, com 4 produtos atualizados e o botão Finalizar destacado.

Importação concluída! Os teus produtos estão atualizados e prontos para serem utilizados nos teus documentos.

Listagem de produtos do Moloni ON já com os produtos importados visíveis.