Como deduzir o IVA sem complicações

Principais Conclusões

• Elegibilidade: Só podes deduzir o IVA de despesas estritamente relacionadas com a tua atividade económica.
• Documentação: É obrigatório teres faturas comunicadas à AT e devidamente identificadas com o teu NIF de sujeito passivo.
• Restrições: Despesas com viaturas ligeiras de passageiros, combustíveis (parcialmente) e representação têm regras de exclusão específicas.
• Prazos: A dedução deve ser feita na declaração periódica do período em que recebeste a fatura ou até ao final do ano civil.

O que é, afinal, deduzir o IVA?

Deduzir o IVA é, basicamente, o processo de subtraíres o imposto que pagaste nas tuas compras ao imposto que cobraste aos teus clientes. Se, no final do período (mensal ou trimestral), o IVA das tuas despesas for superior ao das tuas vendas, ficas com um crédito perante a Autoridade Tributária (AT). Caso contrário, tens de entregar a diferença ao Estado. É a forma de garantires que o imposto não é um custo para ti, mas sim para o consumidor final.

Quais são os requisitos para poderes deduzir o imposto?

Para que possas recuperar esse dinheiro, não basta ter o talão. Precisas de cumprir três regras de ouro:

1. NIF de Sujeito Passivo: A fatura tem de ter o teu NIF de empresa ou de trabalhador independente.
2. Relação Direta: A despesa tem de ser necessária para obteres proveitos ou manteres o teu negócio a funcionar.
3. Software Certificado: Deves garantir que os teus fornecedores usam sistemas certificados pela AT para que as faturas apareçam corretamente no teu e-Fatura.

Que despesas podes (e não podes) deduzir?

Aqui é onde a malta costuma confundir-se. Nem tudo o que compras para a empresa dá direito a reembolso total.

Despesas totalmente dedutíveis (100%)

Podes deduzir a totalidade do IVA em matérias-primas, ferramentas de trabalho, rendas de escritórios, eletricidade, internet e serviços de consultoria ou contabilidade. Se usas o Moloni ON, a mensalidade do software entra diretamente nesta categoria.

Despesas com limitações ou exclusões

• Combustíveis: O IVA do Gasóleo, GPL e Hidrogénio é dedutível em 50%. Já a Gasolina, por norma, não permite qualquer dedução (salvo casos muito específicos como transportes públicos).
• Viaturas Ligeiras: Por norma, o IVA da compra ou aluguer de carros de passageiros não é dedutível, a menos que sejam veículos elétricos até um determinado valor de aquisição definido pelo Orçamento do Estado.
• Viagens e Alojamento: Despesas de deslocação e permanência em hotéis são, regra geral, excluídas do direito à dedução (Artigo 21.º do CIVA).

Como é que fazes a dedução na prática?

O processo acontece quando preenches a Declaração Periódica do IVA. No Campo 20 (e seguintes), indicas o valor da base tributável e o imposto pago. Se fores um utilizador organizado e lançares as tuas faturas de compra no Moloni ON, consegues extrair listagens que batem certo com o que aparece no portal das finanças, evitando erros no preenchimento dos campos do anexo.

Qual é o prazo para recuperares o IVA das tuas faturas?

Podes exercer o direito à dedução na declaração do período em que a fatura foi emitida. Se te esqueceres de alguma fatura na gaveta, o Código do IVA permite que a deduzas até ao final do ano civil seguinte ao da emissão, mas o ideal é manteres as contas em dia todos os meses para não prejudicares o teu fluxo de caixa.

Por que deves usar o Moloni ON para gerir as tuas compras?

Embora o Moloni ON seja conhecido pela faturação, gerir as tuas compras lá ajuda-te a ter uma visão real do teu lucro líquido. Ao registares as despesas, consegues prever quanto vais ter de pagar de IVA antes mesmo de chegar a hora de falar com o contabilista. Ter tudo centralizado digitalmente é o primeiro passo para não deixares escapar nem um cêntimo de imposto que tens direito a recuperar.